Secrétaire juridique

Description de fonction Ancienne appellation Secrétaire au contentieux et aux comités de discipline et des droits Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à assister les conseillères et conseillers juridiques dans la constitution, la préparation, la gestion et le classement des documents et dossiers ainsi qu’à accomplir un ensemble de travaux de secrétariat en soutien aux conseillères et conseillers juridiques et à la direction du Service des affaires juridiques. Attributions caractéristiques Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers et à la gestion du Service des affaires juridiques. Assure la diffusion de l'information courante, reçoit le courrier des conseillères et conseillers juridiques au besoin, en prend connaissance, y adjoint les renseignements ou la documentation pertinente, l'achemine à qui de droit et en assure le suivi. Tient à jour divers rapports, listes, registres, bases de données. Rédige, prépare, transcrit, met en forme et révise la correspondance ainsi que les documents de nature juridique y compris les procédures à partir de textes manuscrits, tapés ou dictés. Assure l’ouverture, la tenue et le suivi des dossiers selon les règles applicables. Classe les documents, courriels, communications et les dossiers selon les normes de classification de l'Université, voit à leur conservation, fermeture ou destruction et en effectue la mise à jour. Assure la gestion des audiences (comparutions, réservations de dates et de salles, remises, mise-à-jour des agendas des conseillères et conseillers juridiques, etc.), assure la préparation de pièces de procédures judiciaires ainsi que tout document et copies requises, fait les démarches auprès des différentes instances dans le cadre des procédures requises, vérifie et tient à jour les rôles d’audition et donne les suites appropriées principalement pour le secteur du droit du travail. S'occupe de l'organisation matérielle des audiences et réunions des conseillères et conseillers juridiques, prépare les ordres du jour et la documentation pertinente. Au besoin, assiste aux réunions, rédige le compte rendu ou le procès-verbal et en fait la distribution. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, formations ou congrès. Remplit les formulaires et documents, fait les convocations, les réservations requises; s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des équipements requis dans les circonstances. Reçoit et traite les demandes d'information provenant de l'interne ou de l'externe reliées aux dossiers ou aux activités des conseillères et conseillers juridiques. En soutien à la direction et aux conseillères et conseillers juridiques, reçoit, vérifie, traite et assure le suivi des factures et comptes. Effectue les entrées de données requises et assure la mise à jour des rapports et bases de données. En regard des dossiers relatifs à l'application du Règlement disciplinaire à l'intention des étudiants de l'Université Laval et de la Déclaration des droits des étudiants et en collaboration avec les membres du Service des affaires juridiques et toute unité de l’Université, reçoit, prépare et vérifie tout document, en effectue la saisie, la transmission et en assure le suivi et le classement. Convoque tout comité et en assure le soutien. Reçoit, traite, révise et transmet toute décision. Tient à jour tout registre, liste, base de données. Au besoin, assure le soutien des demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels en les recevant, en en prenant connaissance et en préparant des projets de réponses et toute communication ou transmission requise. Travaille en étroite collaboration avec les techniciennes juridiques et la secrétaire de la Secrétaire générale. Exécute toutes autres tâches générales de bureau. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité DEP en secrétariat juridique ou l'équivalent Expérience Cinq (5) années d'expérience pertinente. Autres Logicels Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, Lists, One note, Sharepoint, FileMaker Connaissance des normes de tenue des dossiers du Barreau du Québec Atout Connaissance de la classification de l'Université et outils afférents Tout ouvrir Tout fermer À titre d'information Aucune information additionnelle Candidature Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent. Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante [email protected] Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au Syndicat des employés/es de l'Université Laval Bureau 3578 Pavillon Alphonse-Desjardins [email protected] Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours". Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent. Posez votre candidature Lieu de travail Bureau du secrétaire général Service des affaires juridiques Pavillon Jean-Charles-Bonenfant Ville de Québec Numéro d'offre 17943 Période d'affichage Du 01-09-2026 au 09-09-2026 Statut et admissibilité Poste régulier non syndiqué Ouvert à tous Détails du poste Classe 3 Taux horaire 34.94$ à 40.64$ Salaire annuel 63 808.48$ à 74 217.99$ Régime d'emploi 35 heures/semaine Horaire Temps plein, horaire variable Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h Budget Fonctionnement Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

Assist legal advisors in the preparation, management, and filing of legal documents and case files. Coordinate court hearings, manage agendas, and provide administrative support for disciplinary committees and legal affairs.

Requires a DEP in legal secretarial studies or equivalent with five years of relevant experience. Proficiency in Microsoft Office Suite and knowledge of Quebec Bar file maintenance standards are required.

• Administrative SupportPreferred
• case managementPreferred
• Data entryPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Legal Secretarial Work
• Case Management
• Legal Drafting
• Court Hearing Management
• Document Classification
• Meeting Coordination
• Data Entry
• Administrative Support
• Legal Transcription
• Information Access Requests

• Legal
• Administrative
• Education
• Government & Public Sector

Minimum education

Professional degree

Minimum experience

5+ years

Apply by

Oct 1, 2026

Posting language

French

Working hours

35 hours per week

Seniority

Mid-Senior level